Проектный офис или офис управления проектами — это подразделение компании, ответственное за мониторинг проектов и поддержку в них единых стандартов
Мы занимаемся аутсорсингом функций проектного офиса в компаниях различной сферы деятельности и любого размера.
Мы выделяем два типа проектных офисов: контролирующий и управляющий. Первый тип отвечает за глобальную систематизацию и методологию проектного менеджмента в компании. Второй тип отвечает непосредственно за управление проектами в соответствии с принятой методологией.
Наше агентство поможет вам в решении следующих управленческих задач:
Отраслевая специализация
Мы открыты для работы в любой отсрасли экономики, но чаще всего работаем в указанных ниже сферах
Digital и ИТ
Digital-агентства, интеграторы и разработчики ИТ-продуктов
Профессиональные и массовые услуги
Юристы, консультанты, спортивные школы и другие услуги
Торговля и E-commerce
Оптовые, розничные и интернет-магазины
Строительство и недвижимость
Агентства недвижимости, жилые комплексы и строители
Одежда и fashion
Производители и дизайнеры одежды
Мебель и интерьер
Производители мебели и дизайнеры интерьеров
Медиа
Новостные агентства и другие производители контента
Event и спорт
Организаторы концертов, конференций и соревновний
Кому подойдёт
Что входит в услугу внешнего контролирующего проектного офиса
Определим правила проектного менеджмента и приведём управление проектами в вашей компании к единым стандартам
Методологическая поддержка
Проконтролируем исполнение регламента и стандартов при управлении проектами, разработаем шаблоны, инструкции и метрики для проектного менеджмента
Управление сотрудниками
Организуем поиск, найм, онбординг, оценку и развитие специалистов проектного офиса, а также будем формировать кадровый резерв
Внедрение и управление ИСУП
Подберём, внедрим и возьмём на себя администрирование трекера задач или полноценной информационной системой управления проектами (ИСУП)
Контроль
Держим руку на пульсе: контролируем исполнение регламентов и стандартов, собираем метрики и своевременно реагируем на изменения
Отчётность
Разрабатываем систему консолидированной отчётности по проектному офису, организуем сбор отчётности от руководителей проектных офисов
Формирование базы знаний
Формируем базу знаний, содержащую реестр рисков, регламенты и инструкции и другую документацию о проектном менеджменте в компании
Аудит и консалтинг
Проводим аудит текущих процессов управления проектами, готовим подробный отчёт с рекомендациями по его оптимизации и проводим оптимизацию
Что входит в услугу внешнего управляющего проектного офиса
Ежедневно управляем портфелем проектов и проектами внутри портфелей
Планирование
Разрабатываем и актуализируем стратегические календарные планы портфелей проектов
Приоритезация
Осуществляем и регулярно пересматриваем приоритезацию портфелей проектов и проектов внутри портфелей
Управление загрузкой
Планируем и регулярно балансируем загрузку специалистов между портфелями проектов и проектами внутри портфелей
Управление рисками
Регулярно выявляем, систематизируем, анализируем и реагируем на риски в портфелях проектов и проектах внутри портфелей
Управление финансами
Планируем и контролируем финансы портфелей проектов и проектов внутри портфелей, регулярно актуализируя бюджеты
Контроль
Держим руку на пульсе каждого портфеля проектов и проекта внутри портфелей, контролируем реализацию, качество, метрики и своевременно реагируем на изменения
Отчётность
Выстраиваем систему регулярной и прозрачной отчётности по каждому портфелю проектов и проектам внутри портфелей
Этапы работы
Оставьте заявку
Опишите через форму на сайте ваши потребности
Знакомство
Проведём с вами встречу, на которой познакомимся и уточним интересующие нас вопросы, если они возникнут после изучения вашей заявки
Подготовка коммерческого предложения
Сформируем индивидуальное коммерческое предложение, в котором подробно опишем условия сотрудничества: тип контракта, формат оплаты и другие условия, которые будут зафиксированы в договоре
Подписание договора
Если вас полностью устроило наше коммерческое предложение, то подписываем договор через систему ЭДО, а если что-то не подошло — проводим дополнительную встречу
Подготовительные работы
Формируем команду менеджеров, подготавливаем рабочее окружение и информационную систему для управления проектами
Бизнес-анализ
Собираем бизнес-требования, определяем состав работ и финальный результат
Оказание услуги внешнего проектного офиса
Оказываем услуги, согласованные в процессе подписания договора
Регулярная отчётность
Проводим с вами еженедельные встречи, на которых отчитываемся о выполненных работах и при необходимости корректируем существующий план, формируем итоговый отчёт в конце месяца
Часто задаваемые вопросы
Проектный офис позволяет:
- систематизировать информационный обмен в рамках проекта;
- обеспечить контроль реализуемых проектов;
- своевременно информировать руководство о ходе проектов;
- унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами;
- снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчётностью и другими операциями.
Это передача функций (аутсорсинг) управления проектами внешней компании с целью оптимизации затрат на персонал, повышения эффективности проектного менеджмента в компании.
Мы специализируемся на digital:
- разработка цифровых продуктов (внутренних и внешних): сайты, мобильные приложения и сервисы;
- разработка программного обеспечения;
- автоматизация бизнес-процессов;
- запуск стартапа или нового бизнес-направления.
Но у нас также есть опыт организации онлайн- и оффлайн-мероприятий: спортивные соревнования и деловые встречи. У вас другой проект? Напишите нам, возможно мы тоже будем полезны.
Методологии и принципы управления проектами: Agile, Kanban, Waterfall.
Информационные системы управления проектами: Битрикс24, Яндекс Трекер, Trello, Jira, Microsoft Project и другие.
Чтобы определить удобный для вас формат работы, ответьте себе на вопросы:
- есть ли у меня регулярный план задач объёмом от 120 часов в месяц?
- готов ли я к 100% предоплате?
Если ответы на все вопросы выше «нет», то вам подойдёт формат Time & Materials, который позволяет максимально быстро начать работу, имея небольшой план задач или даже без него.
Если на все вопросы выше вы ответили «да», то вам подойдёт формат аутсорсинга, при котором выделенный специалист или команда будет заниматься только вашими задачами полный рабочий день.
Но если ваши ответы не так однозначны, то всё равно напишите нам — любые форматы работы можно адаптировать под ваши требования.