Защищено NDA
Российская ИТ-компания — разработчик ERP-системы по модели SaaS для управления бизнесом в сфере услуг.
Задача
Продуктовая компания, разрабатывающая средства автоматизации бизнеса в сфере услуг, работает с одним клиентом и хочет масштабироваться, но управление проектами сейчас хаотичное.
Текущий бэклог развития продукта сделан в виде текстового документа, который редко актуализируется и часто возникают дубли. Новые функциональные возможности долго доходят до релиза, а задачи на исправление ошибок не планируются, из-за чего часто возникает недовольство у клиентов.
Клиенты оставляют обратную связь (сообщения об ошибках или предложения по улучшению) в разных каналах, её трудно собирать и обрабатывать, часто она просто остаётся без внимания.
Нужно было систематизировать проектное управление в компании и взять на себя управление проектами.
Решение
Внедрили систему в управлении проектами и полностью взяли на себя функции проектного офиса, а также UX-проектирование и отрисовку UI для веб-сервиса.
Внедрили информационную систему технической поддержки и систематизировали работу отдела технической поддержки.
Провели брифинг
С заказчиком провели несколько встреч, на которых обсудили текущие процессы управления проектами и работы над продуктом в целом, обсудили планы по развитию и текущие ограничения.
Выяснили, что в компании никогда не было руководителей проектов и нет нужной экспертизы, поэтому управление проектами представляет собой хаотичные действия.
Сформировали проектную команду
Со стороны агентства была сформирована проектная команда, состоявшая из следующих специалистов:
Взяли на себя функции проектного офиса
В первую очередь, мы перенесли текущий бэклог развития продукта из текстового документа в информационную систему управления проектами — Битрикс24. Провели его актуализацию и приоритезацию.
В компании не было выстроенного системного подхода в управлении проектами. Мы сформулировали общие правила управления проектами и написали единый регламент, в котором описаны роли, правила приоритезации и оценки задач, а также общие правила проектного управления. В качестве методологии был выбран Scrum, который идеально подходит для продуктовой разработки малочисленной командой.
На финальном этапе проведено обучение заказчика, отлажен процесс работы по созданному регламенту. Мы стали для клиента внешним проектным офисом и обеспечили не только методологическую поддержку, но и выполняли функции контроля портфелей проектов и формирования отчётности.
Управляли всеми ИТ-проектами компании
Внедрили Scrum
Систематизировали управление проектами, отладили процессы, обучили заказчика, подготовили регламент с описанием всего процесса управления проектами
Систематизировали дорожную карту
Совместно с заказчиком регулярно актуализировали и дополняли план по развитию продукта, фиксировали идеи в информационной системе управления проектами, чтобы ничего не потерялось
Подготовили технические задания
Регулярно превращали идеи из дорожной карты в подробные технические задания, понятные исполнителям, согласовывали их со всеми заинтересованными лицами
Декомпозировали технические задания
Готовые технические задания разбивали на небольшие задачи, которые переносили в информационную систему управления проектами, при необходимости обсуждая детали реализации с соответствующими подрядчиками
Планировали график работ
Регулярно планировали и корректировали загрузку исполнителей, составляли план-график выполнения задач и согласовали его со всеми заинтересованными лицами
Планировали ресурсы
Распределяли согласованные задачи на конкретных специалистов с учётом утверждённого план-графика, при необходимости корректируя загрузку в процессе работы
Контролировали ход работ
Ежедневно контролировали срок, бюджет и качество выполнения задач в соответствии с утверждённым план-графиком, при необходимости внося корректировки и уведомляя заинтересованных лиц
Регулярно отчитывались
Внедрили прозрачную еженедельную и ежемесячную отчётность о ходе работ, наладили процесс её формирования и получения для всех заинтересованных лиц
Открыли отдел технической поддержки
Для систематизации получаемых от пользователей ошибок и предложений, а также регламентации их обработки совместно с заказчиком был открыт отдел технической поддержки. В рамках этого проекта мы:
Регулярно продумывали пользовательский опыт и рисовали пользовательские интерфейсы
Взяли SaaS-продукт на дизайн-поддержку, регулярно проектируя UX-прототипы и создавая пользовательский интерфейс (UI).
Результат кейса
Внедрили системность в управлении проектами, помогли сократить и оптимизировать процесс разработки, автоматизировали работу технической поддержки, обеспечили дизайн-поддержку веб-сервиса.
8 часов в день
загрузка руководителя портфеля проектов
4 специалиста
было в проектной команде на стороне агентства
8 специалистов
было в проектной команде на стороне заказчика, включая внешних подрядчиков
4 года
продолжительность сотрудничества
-50%
сокращение показателя Time-to-Market
+1 300%
рост географии охвата клиентов
С 4 до 1 дня
сократился срок решения проблем технической поддержкой
96.7%
удовлетворённость пользователей работой технической поддержки
